Написать письмо нейросетью: деловое, официальное и ответ на входящее

Чтобы получить готовое письмо, хватит трёх вещей: кому пишете, что случилось и чего вы хотите добиться. Пришлите их обычными словами в @proboiAI_bot — и получите текст вместе с темой письма. Если отвечаете на входящее, перешлите его целиком: тогда бот ответит по пунктам, а не в общих словах.

Время в письме съедает выбор тона. Слишком мягко — просьбу проигнорируют. Слишком жёстко — испортите отношения с человеком, с которым работать ещё год. Этот выбор и стоит отдать на первый черновик: править чужой тон легче, чем подбирать свой с чистого листа.

Какие письма получаются хорошо

• запрос информации, документов или коммерческого предложения;
• напоминание об оплате и о просроченном обязательстве;
• вежливый отказ: от предложения, от скидки, от сроков;
• ответ на претензию и на официальное письмо организации;
• письмо о переносе сроков и объяснение задержки;
• рассылка клиентам о повышении цены или изменении условий;
• письмо в госорган или управляющую компанию.

Хуже всего получается письмо, где вы сами ещё не решили, чего хотите. Нейросеть соберёт красивый текст без единого требования, и адресат ответит «спасибо, приняли к сведению».

Запрос для делового письма

Назовите адресата, повод и желаемое действие. Отдельным блоком — факты, которые нельзя менять.

Напиши деловое письмо подрядчику.

Повод: по договору №47 от 3 марта работы должны были закончиться 10 сентября. Сегодня 19 сентября, работы не сданы, подрядчик на звонки не отвечает.
Отношения: работаем второй год, ссориться не хочу, но сроки горят.
Цель: получить письменный ответ с новой датой сдачи до конца недели.

Обязательные факты:
- договор №47 от 3 марта;
- срок по договору — 10 сентября;
- жду ответ до 26 сентября.

Тон: спокойный и твёрдый, без угроз и без извинений за беспокойство.
Не обещай продление сроков и не упоминай неустойку.
Дай текст письма и три варианта темы.

Строка «не упоминай неустойку» делает больше, чем любое уточнение про тон. Нейросеть охотно вставляет юридические угрозы — так написаны шаблоны, на которых она училась, — и одна такая фраза срывает переговоры, которые вы ещё рассчитывали вести.

Как ответить на входящее письмо

Перешлите письмо и скажите свою позицию по каждому пункту. Без этого бот угадает позицию, и угадает удобную для адресата.

Вот письмо от клиента [перешлите текст или пришлите скриншот].

Моя позиция:
- с задержкой на неделю согласен, это наша вина;
- скидку 30% давать не готов, максимум 10%;
- требование вернуть предоплату отклоняю, работа наполовину сделана.

Напиши ответ: признай задержку без самоуничижения, предложи 10% и новую дату, про предоплату скажи твёрдо и один раз.
Длина до 1500 знаков. Без канцелярита.

Полезный приём для трудного письма: попросите сначала разобрать входящее, а не отвечать. «Перечисли, какие требования тут предъявлены и на какие я обязан ответить» — так вы увидите пункт, который пропустили бы из-за раздражения.

Официальное письмо: что добавить

Официальное письмо отличается от делового не вежливостью, а тем, что его можно приложить к спору. Значит, нужны реквизиты и точные ссылки.

Собери официальное письмо в управляющую компанию.

От кого: [ФИО, адрес, телефон].
Кому: [название УК].
Суть: с 1 сентября не работает лифт в подъезде 2. Заявка №1184 от 4 сентября, ответа нет.
Требую: назвать срок ремонта письменно в течение 10 рабочих дней.

Оформи как официальное письмо: шапка с адресатом и заявителем, дата, номер заявки в тексте, требование отдельным абзацем, место для подписи.
Пришли готовый .docx.

Ссылки на конкретные статьи закона просите только если сами их проверите. Нейросеть уверенно называет номера статей, и часть из них будет не той редакции или не про ваш случай. Письмо с неверной ссылкой слабее письма вообще без ссылок.

Тон: чем заменить слова «живее» и «мягче»

Слова «сделай мягче» каждый понимает по-своему. Работают описания через поведение адресата:

• «Напиши так, будто мы встретимся на конференции через месяц»;
• «Первая фраза должна содержать требование, а не благодарность за сотрудничество»;
• «Убери все извинения, кроме одного в начале»;
• «Сократи до пяти предложений, адресат читает с телефона между встречами»;
• «Дай два варианта: один для человека, который уже злится, второй для нейтрального».

Что проверить до отправки

Проверять нужно ровно то, чего бот не мог знать: суммы, даты, номера договоров и заявок, имена и должности, названия юридических лиц. Всё это он берёт только из вашего сообщения, а при нехватке — достраивает правдоподобным.

Второе место, куда стоит посмотреть, — обещания. Фразы вроде «мы компенсируем неудобства» или «готовы обсудить условия» попадают в текст сами собой и потом цитируются адресатом. Если вы этого не обещали, вырежьте.

Где этот способ не подходит

Письмо с правовыми последствиями — досудебная претензия, отказ от договора, ответ на требование налоговой — стоит показать юристу, даже если текст выглядит гладко. Нейросеть хорошо собирает форму и тон, но не отвечает за последствия формулировки, а в таких письмах цена одной фразы измеряется деньгами.

Так же осторожно с письмами, где важна история отношений: увольнение, разрыв партнёрства, отказ давнему клиенту. Бот знает только то, что вы прислали в этом сообщении, и напишет технически правильное письмо, которое прозвучит холодно для человека, с которым вы работали пять лет.

С чего начать

Возьмите письмо, которое откладываете дольше всего, и отправьте три строки: кому, что случилось, чего хотите добиться. Черновик придёт в чат, дальше правьте его обычными сообщениями — бот помнит предыдущий вариант и меняет только названное место.